社内SNSの活用事例から分かる導入成功のコツ

近年、企業のコミュニケーションを活性化する社内SNSが注目を浴びています。社内SNSを導入する企業も増えており、「社内情報共有ツールの利用状況（2019）｜キーマンズネット」で掲載されているデータでは、日本企業の約32%が社内SNSツールを導入していることが分かっています。このように多くの企業で利用が進んでいる社内SNSですが、一方で「効率よく活用できない」「導入したことで事業の成果が落ちてしまった」など、導入に失敗してしまう企業も存在します。そこで今回は、社内SNSの導入で成功している活用事例をご紹介し、そこから分かる導入成功のコツを解説していきます。これから社内SNSの導入を考えている方はぜひ参考にしてください。

社内SNSの導入事例① 老舗旅館

まず一つ目の事例は創業90年以上の老舗旅館です。10年ほど前から宿泊客が減少し、多額の負債を抱えたため倒産の危機に陥ってしまいました。体制を立て直すため客足が減った原因を調べると「従業員同士の連携が取れていない」ことが分かりました。宿泊客から「〇〇をして欲しい」といった要望があった場合、フロント係からサービス係と複数の工程を挟みます。そのため、お互いのコンタクトが遅くなり、宿泊客のニーズを早い段階で解決できず顧客満足度の低下など負の連鎖にはまってしまいます。従業員も旅館の状況を正確に把握しておらず、業務の改善意識もありません。このようにコミュニケーションの課題点があったため、社内SNSの導入を検討しました。この旅館では、社内SNSなどのツールを利用するのが初めてだったため外部からノウハウを提供してもらいマニュアルの完備を徹底していました。早速社内SNSを導入し、従業員に使い方の教育を行って現場に実装したところ、連絡のスピードがかなり向上しました。導入前に課題点としてあった「宿泊客からの要望」を聞いた瞬間に全体共有する従業員が増え、迅速な対応をすることが可能になりました。顧客第一の対応を繰り返し行うことで満足度が向上し、リピート客の増加など事業がプラスの方向に進み始めました。

社内SNSの導入事例② 金融会社

二つ目の事例はとある金融企業です。さまざまな企業と保険や証券の取引を行うため、各顧客の管理体制や営業の進度具合など部門間で情報共有することが重要です。しかし、部門ごとに情報共有するタイミングが異なり、欲しい情報がすぐ手に入らないため頻繁な会議を行っていました。また、情報システム部門では小さいトラブルが起きた時、自分達で解決できてしまうため上司に報告しないことが多い状況にありました。しかしある時、小さい規模のトラブルだったものが徐々に大きくなり、会社全体のシステムに影響する事件が起こりました。営業部や会計部で使用していたシステムを一旦止めることになり、多大な損害を生む事態になりました。このことから、社内での情報共有の大切さや業務管理の必要性を見直すことになり、その過程で社内SNSの導入を検討しました。この企業では連絡の仕方などルールを設けていなかったため、詳細な連絡手順や方法を設定しました。例えば、小さいトラブルは随時上司のチャットに連絡する、内容は「発見した日時」「トラブルの概要」「簡単な内容」「検討している対処方法」「現時点で行った対応」などいくつかの項目でまとめるなどフォーマットの準備をしました。上記の他にも社内全体の課題点を洗い出し、導入する目的を明確にして社員全員が理解するよう教育を進め、スムーズな導入を実現しました。導入後はどんなに小さいトラブルでも必ず情報共有がされるようになったため、素早い対処が可能になりました。また、チャットや投稿機能を効率よく活用し、会議に費やしていた時間を3分の1まで短縮することができ、営業に使える時間が増え売上向上などさまざまな成果を得ることができました。

社内SNSの活用事例から分かる成功のコツ

ここでは、上記の二つの事例から分かった成功のポイントを2つご紹介します。まず1つ目は「社内SNSの教育環境を整える」ことです。現在は多くの企業でさまざまなITツールが利用されていると思いますが、最初は誰しもが使い方に戸惑ったと思います。また、企業の中にはITリテラシーがあまり高くない人などおり、ツールに慣れるまでおおくの時間を費やすでしょう。このように導入時では従業員が社内SNSを使いこなすことができず、社内全体に浸透しないことがあります。そのため、使い方のレクチャーや教育の機会を設けたり、マニュアルを用意したりと環境を整えることが重要です。 2つ目は「社内SNSのルールを詳細に設定する」ことです。どのような内容で情報共有をすべきか、誰に連絡すべきか、どの規模で共有すべきか、などいくつかの状況ごとにルールを定めておくと便利です。あやふやな内容である場合、「共有しなくてもいいか」と個人で判断してしまうことがあり、社内SNSを導入した意味がなくなります。誰もが簡単に正確に利用できるよう、詳細で徹底したルールを設定するようにしましょう。

まとめ

この記事では、社内SNS活用事例から分かる導入成功のコツをご紹介しました。正しいステップを踏んで社内SNSを導入することで、社内のコミュニケーションを活性化するだけでなく、社員の業務意欲の向上やスムーズな作業を行うことができます。コミュニケーションを中心とした課題を抱えている企業は、ぜひ社内SNSの導入を検討しましょう。