BIツールとは｜内容から導入時の注意点など解説

事業の戦略設計やマーケティング分野で注目を集めている「BIツール」。経営戦略や会社の意思決定を促進するデータを生み出すBIツールですが、詳しい内容や使い方を知らない方が多いでしょう。この記事では、BIツールとは何か詳しくご紹介します。これからBIツールの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

BIツールとは

BI（Business Intelligence）ツールとは、簡単に説明すると「企業で集めた膨大なデータを統合・分析・可視化するシステム」です。一般的に事業で得た顧客情報や売り上げ情報はデータとして、社内で蓄積されていると思います。また、CRMといった管理システムを活用して、販売経路から顧客の属性などより詳細なデータを集めている企業もあります。 BIツールでは、上記の方法で集めたデータを集計し、あるカテゴリーごとに分別・分析してさまざまな情報に変換します。分析して変換した情報はレポートとしてまとめ、人が見やすいデータへと統合します。今まではこの一連の流れを人の手で行っていたため、膨大な工数となり負担が大きい課題がありました。また、抜けや漏れといったミスも出るため、正確性に欠けるデータになってしまいます。しかしBIツールは、データを入力するだけで一連の流れを瞬時に行うことができます。質と効率性の両方を解消したシステムであるため、多くの企業から注目を浴びています。その他に、レポーティング機能によりシンプルで見やすいデータをまとめてくれるため、どの従業員でも事業の状態を知ることができ、今後のマーケティング活動の計画を立てることが可能になります。

BIツールとExcelの違いとは

よくある疑問で、「BIツールとExcelの違いは何か？」といったものがあります。確かに、データを分析することやレポートとしてまとめることはExcelでも可能です。しかし、いくつかの点で異なりますので以下で解説します。

データの抽出量と統合機能

BIツールは外部サービスへの対応性があり、CVSやスプレッドシートだけでなくSQLやクラウドサービスなどさまざまなデータを抽出・統合・分析することが可能です。加えて、自社の商品特性などを設定することで自社のニーズに適したレポートを自動で作成してくれます。この点はExcelとBIツールの大きな違いでしょう。

レポートの配布機能

Excelでは、まとめたデータをPDFに変換して配布する方法かExcelデータのままメールに添付して共有する方法の2つがあります。この方法ではPCにExcelのソフトウェアをインストールしていないと開けないため、社内の環境に依存します。一方、BIツールでは作成したレポートをメールに添付することなく共有することが可能です。データを参照する人がBIツールのアカウントにログインするだけで確認できます。また、Excelのようにメールに添付して送信することも可能なので、より簡単にレポートの配布を行うことができるでしょう。

データの処理機能

Excelでは、表にまとめたデータをいくつもの計算方法や関数に沿って処理することが可能です。しかし、数百万といったデータ量になると処理スピードはかなり遅くなります。一方BIツールの場合、数百万といったデータを処理することを前提にして開発されているため、処理スピードがかなり速いです。また、複数のデータ項目を組み合わせてグラフを作成することもできるので、さまざまな場面で活躍するでしょう。

データの正確性

Excelでデータの処理や分析を行う時、Excel内に保存されているデータをもとにレポートを作成するため、正しく情報が更新されていない場合があります。しかしBIツールでは、外部データとの連帯をすることができ、常に最新の情報を参照することができます。信憑性の高いレポートを作成できるため、致命的なミスなどを防ぐことにも繋がります。

BIツールがおすすめな企業とは

以下の課題や悩みを抱えている企業はBIツールの導入をおすすめします。

社内外に散らばったデータの収集・統合をしたい
経営判断に利用できるデータを作成したい
データの可視化を実現したい

いくつもの部署やグループ会社を展開している企業では、社内外にさまざまなデータが散らばっていることがあります。それらのデータを収集し統合したいと考えている企業は、BIツールの導入がおすすめです。各部署やグループ会社に共通のBIツールを導入し、それぞれ保有しているデータを入力してもらうことでデータを一括管理することができます。また、データの可視化や社内のデータを分析して経営指針となる情報にまとめたいと考えている企業にもBIツールの導入がおすすめです。BIツールでは情報を入力しカテゴリーごとに設定することで、簡単にレポートにまとめたり分析することができます。

まとめ

この記事では、BIツールとは何か詳しくご紹介しました。企業の事業設計やマーケティング活動で必要なデータを的確に抽出できるBIツールを導入することで、明確なプランを考えることができます。 BIツールは自社に適したものを選ばないと使いこなすことが難しく、また効果を発揮しません。まずは自社の抱えている課題を明らかにし、どのような機能が備わったBIツールを導入するか検討することが大切です。ぜひ自社にぴったりのBIツールを活用し、事業を成長させていきましょう。