【初心者向け】営業が学ぶべき4つのIT知識！今日から始めるデータ営業

「営業だからシステムはわからない」 そういってシステムについて勉強をしたことが無い営業マンがほとんどでしょう。 しかし、これだけ多くの技術や情報が溢れている中で、本当にITの知識がない状態で仕事を続けていても良いのでしょうか。 「営業は営業のするべき仕事をすれば良い」 確かにそうかも知れませんが、今やどこの営業マンもノートPCを持って活動しているかと思います。 更に、スマホも使っている事からもわかるように、営業マンでもITが必要になってくる時代に入っています。 今回は、営業マンが学ぶべきIT知識についてお話していきたいと思います。

これからの営業にはIT知識が不可欠？

これからの営業にはIT知識が不可欠？ 冒頭でも少し触れましたが、現在営業マンもノートPCを持っていたり、社内で資料作りなどをする際にパソコンを利用している事は少なくないです。 にもかかわらず、多くの営業マンはシステムについて知ろうとしないケースが多いのが現実です。 今後、社会的にも多くの業務がシステム化される事が予想されます。 報告書や申請書がワークフローシステムになったり、受発注がWEBシステムでの登録になるなど、恐らくほとんどの会社では何かしらのIT化が行われるのではないでしょうか。 そんな中で、ITの知識があるか否かで作業効率は大きく変わってきます。 同じ仕事をしていても、10分で終わる人と1時間かかる人。 会社としてどちらを優遇したいかを考えると一目瞭然です。 これからの時代は、徐々に年功序列や年齢給が廃止され、実力主義や成果主義になっていく可能性もあるため、少しでもIT知識を付けておくことは重要でしょう。

営業がITを学ぶことのメリット

営業がITを学ぶことのメリット では、実際にITに関して学ぶことでどのようなメリットが有るのでしょうか。

業務時間の短縮

例えば、pdfファイルを作る方法。 pdfを作成しようと思ったら、 1.グーグルクロームで開ける内容なら「印刷」からプリンターの選択に「pdfで保存」のボタンを押す。 2.グーグルドキュメントやスプレッドシートは「ファイル」→「ダウンロード」→「pdf」でダウンロードする。 3.pdf変換ソフトを利用する。 4.pdf変換サイトで変換する。 など、いくつかの方法があります。 ファイルの内容やその時のPCの状況によってこれらの方法を使い分けることが出来れば、作業効率が上がります。 例えば、1と2はウェブブラウザでの作業なので、ネットが繋がっていないと動かない可能性がありますが、変換ソフトをダウンロードしていた場合は、ネットに繋がっていなくても使用できます。 そのため、これらの仕組みや存在を知っていれば 「ネットに繋がらないから、繋がるようになるまで待つ」 といった無駄な時間を使う必要がなくなります。

お客さんへの提案内容が変わる

ITを理解していると、お客さんへの提案内容も変わってきます。 例えば、メーカーが取引先の企業に対して 「新しい商品を展示して下さい」 という提案をする営業マンと 「新しい商品の展示と共に、ウチのSNSのフォロワー10万人に情報を発信し、アクセス数10万人／月　のホームページでも告知します。」 という提案をする営業マン。 取引先からすると、どちらが魅力的な提案で映るでしょうか？ 今の時代、SNSやホームページ集客・ネット販売などは必須になっています。 そういった知識があれば、提案内容に幅をもたせることが出来ます。

確度の高いお客さんからアプローチが出来る

マーケティングには、 「お客さんが求めている情報を求めているタイミングで渡す」 という考え方があります。 あなたも買い物をしていて感じたことがあると思いますが、必要のない商品の詳しい説明をされても、押し売りをされている様に感じます。 しかし、欲しいと思っている商品の場合、詳しい説明をしてくれないと 「もっと知りたいのに・・・」 と感じるでしょう。 この様に、そのタイミングによって同じ情報でも受け取り方が変わってきます。 つまり「お客さんが今どのような状態なのか」を知ることが出来れば、確度の高いお客さんを優先的に対応することが出来ます。 それを実現するためにも、データの活用が必要になります。 マーケティング部がしっかりとある企業であれば、そういった分析をマーケティング部がやってくれる事もありますが、マーケティング部がなかったり、マーケティング部自体が ・ネットショップ ・ホームページ更新 ・SNS発信 ・商品サンプルの管理 ・新商品の考案 ・展示会の準備 など、他の業務に忙しかった場合には、営業マン自ら分析が必要になります。 IT知識があれば、データを集計・分析して自分自身で確度の高いお客さんを見つけることが出来るのです。

データをリアルタイムに分析し、次の営業活動に役立てる

売上や注文の情報から、今後の営業活動の方法を変えることは多々あります。 例えば、展示会などで来たお客さんに対して一通りの説明をして、自社のサイトからサンプルの申込みをしてもらう様にお願いするとします。 どのようなトークをすれば申し込みをしてもらいやすくなるか。 トークした内容を全て記憶しておくのは難しく、 「誰にどのような話をしたか」 が後から見返すのは難しいです。 しかし、申込みデータがリアルタイムで更新されて、スマホから確認できるような仕組みを用意しておけば・・・。 トーク直後もしくは数十分内くらいに、申し込みの有無が見れるわけですから、フィードバックとして非常に役立ちます。 他にも、販促企画期間中に注文情報のリアルタイム情報を見ながら、販促企画後半で軌道修正をすることも可能になります。 この様に、データをリアルタイムに分析できることもメリットでしょう。

上司への報告がしやすくなる

多くの企業では、報告業務や会議資料が存在すると思います。 その報告書に様々なデータを分析した資料を載せる事で、上司からの評価が上がるでしょう。 また、会議資料に入れるべき項目が決まっている場合でも、ピボットテーブルを活用するなどで、作業効率が非常に高くなる可能性があります。

プレゼン内容に説得力が出る

社内外において、営業マンはプレゼンをする機会が多いと思います。 その時に、数字が入っているか否かで説得力が大きく変わってくるでしょう。 その数字を社内の注文データや顧客情報などから自由に集計が出来れば・・・。 独自の見解や意見を述べることが出来るため、非常に説得力のあるプレゼンになる可能性が高いでしょう。

BtoBなら「取引先を稼がせる事」も可能

BtoBのビジネスであれば、 「取引先が集客に困っている」 というケースも多々あるかと思います。 例えばメーカーであれば、小売店が集客に悩んでいる際に、 「ホームページを活用して〇〇のキャンペーンをしませんか？」 「ネット広告を出しませんか？」 「SNS集客を始めませんか？」 というような提案が出来ます。 しかも、単に無責任な提案をするのではなく、しっかりとIT知識があれば実際に利益を出せる提案が出来るでしょう。 加えて、自社のITリソースを活用することで、取引先のIT戦略を更に後押しすることも可能です。 取引先を稼がせることが出来れば、結果的に自社商品を購入する・展示数を増やしてくれるなど様々なリターンがありますので、結果として自分の営業成績にも返ってくるのです。

営業が学ぶべき4つのIT知識

営業が学ぶべき4つのIT知識 とは言うものの、ITの知識も幅広いです。 専門家としてやっていくわけではないので、何でも良いからITを学ぶ・・・というのは効率が悪いです。 そのため、営業マンが習得するべきITの知識を4つ挙げていきます。

エクセル・スプレッドシートなどの表計算ソフト

エクセルやスプレッドシートといった表計算ソフトには、関数と呼ばれる様々な機能を簡易的に利用できる仕組みや、マクロやGAS(Google Apps Script　スプレッドシートにおけるマクロのような仕組み)と呼ばれるプログラムのような物が用意されています。 これらを活用することが出来れば、作業は圧倒的に早くなります。 エクセルとスプレッドシートの両方で共通して言えますが、セルに「=」をつけると関数の始まりを意味します。 特に覚えておきたい関数をいくつか挙げていきましょう。

SUM　合計／AVERAGE　平均

SUM関数は、最も多くの人が利用したことのある関数でしょう。 =SUM(範囲の指定) という記載をすることで、指定した範囲内の数値を合計することが出来ます。 範囲はセルとセルの間に半角の「:」を入れて表現します。 =SUM(A1:B4) この様にすると、A1からB4までの範囲の数字を合計する事が出来ます。 同様に、SUMの部分をAVERAGEにすると、平均値を出すことが出来ます。 =AVERAGE(A1:B4) これで数値の平均を出すことが出来ます。

MAX　最大値／MIN　最小値

売上の最大店舗の金額や最小金額など、最大値と最小値を出すのがMAX／MINになります。 特に、集計する数値の母数自体がそれほど大きくない場合、1件の売上金額があまりにも大きいために平均値の意味をなくしてしまうこともあります。 このようなデータを選別する際などにも利用できます。 記載方法はSUMやAVERAGEと同様に、範囲を()内に書いていきます。 =MAX(C3:D5) =MIN(C3:D5) と記載する事で、その範囲内に入っている数値の最小値や最大値を表示します。

ROUND　四捨五入／ROUNDUP　切り上げ／ROUNDDUWN　切り捨て

割り算をした際に、割り切れない数値が表示されてしましますが、資料としては非常に見にくくなってしまいます。 そういった時に、数値を四捨五入や切り上げ・切り捨てをしたい場合に利用します。 書き方はどれも共通で =ROUND(数値,桁数) で表し、桁数の部分に、 100分の1のくらいまで表示：2 10分の1の位まで表示：1 1の位まで表示：0 10の位まで表示：-1 100の位まで表示：-2 といった形で桁数を入力します。 数値を合計にしたい場合には、前述したSUM関数と合わせて =ROUND(SUM(A1:B4),1) のように記載します。

VLOOKUP　値の検索

「異なる2つの表の片方からもう一方の表の値を検索する」といったケースで利用されるのがVLOOKUPになります。 VLOOKUPを利用出来る営業マンは、SUMなどの関数と比べて一気に減るかと思います。 概念的には少しシステムに近いものになるため、理解するのが難しいでしょう。 次のような「請求書」と「商品表」の2つのデータがあったとします。  請求書に ・商品コード ・商品名 ・単価 を入れる際、1つずつ商品表を見ながら記載しても良いのですが、打ち間違いなどの危険性があります。 また、商品情報が変更になった際に、請求書の明細も一つずつ修正する必要が出てきてしまいます。 そのため、商品コードを請求書に入力するだけで、商品名と単価を商品表から探して表示する・・・というような時に使用します。 例題の場合には、商品数が5つしか有りませんので、それほど手間は無いように思いますが、実際の業務ではこの商品数が数万個になる事も珍しくないでしょう。 また、似たような商品コードや似たような名前の商品、同じ商品の色違いがあるなど、実際の運用ではもっと複雑でミスが起きやすいでしょう。 そのため、VLOOKUPを活用できるようになれば、請求書や明細書作成のスピードも上がりますし、何よりミスが減ります。 =VLOOKUP(検索したい値,検索する範囲,「検索する範囲」の中で表示したい列を左から数えた数,false) というような表記方法になります。 最後の「false」としている値に関しては、 ・true ・false の2つのオプションが存在しますが、trueは商品表に存在しないコードだったとしても一番近いものを表示するオプションで、思ってもいないデータが引っ張り出されることもあります。 そのため、基本的には「false」を指定するのがおすすめです。 これを実際の運用に当てはめると =VLOOKUP(A3,G2:I1000,2,false) のようになります。 A3に入力されている値を商品表の範囲「G2:I1000」から探します。 この時、実際に商品表にデータが入っているよりも多めに指定すると、データが後日追加された際にも関数の修正が必要なくなります。 この時の注意点は、検索する値は、範囲の一番左側にくる必要があります。 前述の商品表の列は、 「商品コード 商品名 単価」 の順で並んでいましたが、これが 「商品名 商品コード 単価」 ではVLOOKUPは利用できません。 そのため、検索範囲の列順には注意しておきましょう。 検索範囲にした「G列／H列／I列」の3つの列の左から何番目の列を実際に関数が入っているセルに表示したいのか。 これが範囲の次のオプションになります。 H列の値を表示したいなら「2」 I列の値を表示したいなら「3」 という具合です。 範囲が広くなってもこのルールは変わりませんので、仮にA列からG列が範囲の場合、 C列：3 D列：4 E列：5 という形になります。

IFERROR　もしもエラーだったら

先程のVLOOKUPで値が見つからなかったときや、単純な演算で正しい数値が入っていなかったときなどは、セルに 「#N/A」 「#VALUE!」 といった表示が出てくるかと思います。 これらは、関数エラーを表しており、もしもエラーが起きた時にどうするのかを指定するのが 「IFERROR」 になります。 例えば、請求書に関数エラーが出てしまっては見栄えが悪いですし、先方に失礼だったりします。 それ以外にも、表として見にくくなるため、エラーの場合には表示させない・・・などを指定します。 特に「商品ごとの予算と実績の比率」などの一覧で、全く予想していなかった商品が売れて、売上が10万円に対して予算が0円の場合、 予算費は 「100000 ÷ 0」 になりますので、計算が出来ません。 このようなデータが一覧表に入ると非常に見にくくなりますので、その際は空白にする・・・などの使い方になります。 =IFERROR(表示させたい値,エラー時の処理) という記載になり、 =IFERROR(A1/A2,””) とするとセル「A1」をセル「A2」で割り、もしもエラーなら空白にします。 半角のダブルコーテーション「”」は、数式ではなく文字を表す際に使用する記号で、エラー時に「対象外」と表記したい場合には 「”対象外”」 のような記載になります。

簡単な集計はピボットテーブルを活用しよう

ピボットテーブルは、エクセルやスプレッドシートといった表計算ソフトにおいて、データを集計するための機能になります。 例えば、 ・得意先別商品別粗利額 ・営業マン別月別売上 などのように、「〇〇別」に集計する方法で、細かく分析するために、いくつものデータを細分化して集計する事が可能です。 簡単な分析業務などは、ピボットテーブルを活用することで非常にスムーズに行なえます。 しかし、後述するデータベースという仕組みがあるため、基本的にはピボットテーブルは多用するべきではないと考えています。 ピボットテーブルは、毎回作る必要があったり、元データを変えていく必要がありますが、データベースを活用すると、同じ条件で最新の情報から集計が可能です。 そのため、基本的なピボットテーブルを使用する条件としては 「今回限り利用するデータで、汎用性がないもの」 が理想になります。

データベース・SQL

データベースとは、データを管理するための仕組みで、1行に1つのデータをまとめるような形式のものになります。 エクセルで顧客情報を管理している会社などは、そのエクセル自体がデータベースの役割にはなっていますが、専用のデータベースのシステムである ・Oracle ・PLSQL ・MySQL などの仕組みを活用することで、非常に効率的にデータを管理できます。 このデータベースからデータを抽出するための命令をSQLといい、Microsoft AccessはこのデータベースをSQLで操作するためのソフトになります。 データベースの特徴としては、各業務システムなどからデータを挿入・編集・削除などを行うことが出来、更に集計や様々なデータとの紐付けも簡単になります。 データベース・SQLを営業マンが学ぶことで、 「自由自在にデータの集計が出来る」 「様々なデータを関連付けて見ることが出来る」 「業務スピードが早くなる」 というメリットがあります。 例えば、 「都道府県別取引先別に直近3年間の売上の推移と売れている商品のトップ10を出せ」 という経営陣からの依頼があったとします。 取引先の情報をAというエクセルで管理していて、基幹システムから売上情報をBというエクセルでダウンロードして、これらを合わせてピボットテーブルで・・・ このようにピボットテーブルを利用して行う際には、慣れていない人なら数時間掛かる可能性がありますし、基幹システムが古ければ情報をダウンロードするだけでもPCが動かなくなる・・・などが有りえます。 しかし、SQLを利用すれば非常に早く結果を得ることが出来ます。 このSQLを実行するための画面などをシステム部門に作ってもらっておけば、いつでも最新の情報を表示させることが可能です。 このように、詳しいSQLの構文などを理解する・・・というよりも、システムでどのようなことが出来て、どのような仕組みでデータ集計が行われるかを理解することで、 ・システムを作ってもらえるようにシステム部門に依頼する ・営業部門全体で集計に時間がかかっているものは、外注してでもシステムを作ってもらう ・Microsoft Accessなどのソフトを導入する などの選択肢が出てきます。 これが、営業マンがデータベースを学ぶことのメリットです。

ファイル形式

ファイル形式とは、パソコン内のデータが「エクセルデータなのか」「画像データ」なのかなどを示すものになります。 画像データなどで言えば、「JPEG」「PNG」などが有名です。 このファイル形式を表す記号を拡張子と言い、ファイル名の後ろに「.」がついており、その後ろが拡張子になります。 パソコンを利用する上で非常に基本的な知識になりますが、営業マンの中にはこれらのファイル形式の存在を知らないことも多いです。 特に、Windowsの標準の状態では拡張子を表示していない事も多く、普段の業務もアイコンの柄で覚えていたので、そもそも存在を知らなかった・・・というケースも有るのではないでしょうか。 Windows10であれば、フォルダを開いて左上の「表示」タブから「ファイル名拡張子」というチェックボックスがありますので、それにチェックを入れれば表示されるようになります。 このファイル形式は、それぞれのソフトで開けるか否かが決まります。 例えば、「.xlsx」「.xlsm」「.csv」「.tsv」などはエクセルで開くことが出来ます。 「.pdf」は、アドビのAcrobat Readerもしくは、グーグルクロームで開くことが出来ます。 拡張子によって開けるソフトが変わってくるわけですが、日常業務で 「取引先から送られてきたファイルが開けない」 ということは有りませんか？ このような場合、拡張子をネットで検索すれば、その拡張子を開くために必要なソフトなどが出てきます。 社内でそのソフトを使用することが出来るかを確認する必要がありますが（フリーソフトを勝手にインストールするのはウィルスに感染する原因となりますので、システム部門への確認は必要でしょう）、拡張子の存在を知っているだけでも、システム部門との話がスムーズになる可能性があります。

CPCやインプレッションなどITマーケティング

物が売れにくい時代になってから、マーケティングの重要性は非常に高くなりました。 「いかに効率よく売上を最大にするのか」 これをしっかりと考えることが営業マンとしても必要ではないでしょうか。 そんな中で、WEBによる集客や広告などの知識を営業マンが理解しておくことで、マーケティング部との連携が取りやすくなります。 マーケティングそのものが会社にない場合には、自分でこれらのIT集客を実践していく事も出来るでしょう。 広告などは、最初から上手くいくことは稀で、PDCAを繰り返す必要があります。 その際に、マーケティングで使われるような単語を知らなければ、分析も正しく行えないでしょう。 ここでは、いくつか代表的な物を挙げていきましょう。

インプレッション

インプレッションとは、広告やSNSの投稿内容がどれだけ他のユーザーに表示されたかを表す数字になります。 この時に重要なのは 「ユーザーが詳細を見たのではなく、広告が単に表示されている回数」 ということです。 例え広告が多く表示されていたとしても、実際にユーザーの興味を引くものでなければ、クリックをされません。 その場合、クリック数とインプレッションに大きな乖離が生まれます。 もしもインプレッションが多いのにクリック数が少ない場合は、 ・ターゲットを間違えている ・画像がわかりにくい ・キャッチコピーなどで、メリットを訴求出来ていない ・インパクトが無い ・何の広告かわからない などの原因が考えられますので、改善が必要でしょう。

クリック単価

広告を1回クリックされるのにかかる費用になります。 CPC（Cost Per Click）と表現することもあります。 広告の種類にもよりますが、多くの広告では広告を出す際に 「1クリックあたり100円」 のように、クリック単価を設定します。 オークション形式の様に、同じ広告を出している人との兼ね合いで表示頻度などが決まります。 クリック単価が相場よりも少なすぎる場合は、インプレッションそのものが少なくなる可能性もあります。 Googleやヤフーなどで、検索キーワードを指定して広告を出す場合には、そのキーワードがマイナーであればあるほど、クリック単価は安くなる傾向にあります。 そのため、実際に欲しいアクセス数から逆算して、いくらの予算が必要なのかを算出します。

CTR（Click Through Rate）

CTRは、クリック率の事を表しており、 「クリック数　÷　インプレッション数」 で表すことが出来ます。 これらの率を記録していくことで、傾向や推移を確認するのが良いでしょう。

CV（コンバージョン）

コンバージョンは、サイトなどに来たお客さんがそのサイトで ・購入 ・資料請求 ・会員登録 などの行為を行った確率を表します。 何を元にコンバージョンを計算するかは、そのサイト自体の目的によります。 会員登録をしてほしければ、会員登録がコンバージョンの計算対象になります。 コンバージョンが低ければ、 「サイトには来ているのに、ユーザーがアクションを起こしてくれていない」 ということになるため、 ・サイトの内容改善 ・ターゲットの変更 ・金額の再検討 ・プレゼントなどのプラスアルファの施策 ・数量や時間の限定 といった改善が必要でしょう。

ROAS（Rerurn On Advertising Spend）

ROASは、広告に対する費用対効果の事で 「売上　÷　広告費」 で表されます。 ROASを高くする事自体も重要ですが、例えば今回の広告で買わなくても、その後来店して購入した・・・などのケースもありますし、リピート商品であれば、ROASが低くても、数年間の顧客当りの売上を上げることで黒字にすることも可能です。

エンゲージメント

SNSの投稿や広告に対して ・いいね ・シェア ・コメント などのアクションが起きた回数になります。 これらの数字を記録しておくことで 「どのような内容は顧客受けするのか」 を知ることが出来ます。

これからの時代は営業もIT化へ！開発ならAMELAに

これからの時代は営業もIT化へ！開発ならAMELAに 営業マンはITとは無縁で良い。 多くの営業マンがそう考えているかと思います。 しかし、ITを活用すればこれまでと全く違ったアプローチが可能になるはずです。 確度の高いお客さんにアプローチすることはもちろんですが、これまでは営業対象とならなかったターゲットを発掘してくれたり、お客さんが自分から情報を聞きたいと思ってくれる様に下準備をシステムがしてくれたり・・・。 今後さらにシステム化が進む中で、 「ITを活用できる営業マンしか必要ない」 と言われる様になる可能性も十分にあるのではないでしょうか。 確かに、営業マンにとっては人間関係を構築する力や、相手の根本的な欲求を探る力、プレゼン能力の方が重要かもしれません。 しかし、その力をサポートする力がITにはあります。 AMELAでは、日々最新技術を業務に活かすためのシステム開発を行っています。 「こんな情報がリアルタイムで見れるようになったら仕事が楽なのに」 「部下の管理や状況把握をスマホで簡単に出来れば良いのに」 ちょっとした業務の不満から、大きな改革までまずはその内容をご相談いただければと思います。 営業マンが営業をするために最大限のシステムサポートをする。 そのためのお手伝いをさせていただければと思います。