IT化は欲張らないのがベスト？システム化の優先順位の付け方

「我が社も早急にIT化しなければ・・・」そう考えている企業は少なくないでしょう。急速な社会変化の中で、ITを活用できるか否かは、ビジネスの結果に大きな影響を与えます。そんな中で、IT化に失敗している企業も見かけます。折角費用を投じてシステムを入れたのに、・ほとんど使われない・効率化されていない・マニュアルだけが増えた・操作を覚えられないなど、導入後に良い変化が見られない会社は意外と多いです。個人的に、そんなIT化に失敗しないためにも「欲張らないIT化」を目指して欲しいと考えています。

欲張らないIT化を目指そう

欲張らないIT化を目指そうこれまで見てきた失敗ケースとして多いのが「あれもこれも一気に変えようとする」ということです。もちろん、長期的に見た時に、全てをシステム化出来れば、それが一番良いです。しかし、あまり欲張ってIT化してしまうと、社員がその変化についてこれなかったり、「使い方がわからないので、今まで通りのやり方でやる」という事になりかねません。そうならないためには、「優先順位を付けて少しずつシステム化していく」ということです。全体の設計を考慮した上で部分的にシステム化をしていく。そうすることで、身の丈にあった「欲張らないIT化」が実現できるのです。では、どのような優先順位でシステム化を行えばよいのか。次の章から、各業種毎に一例を挙げていきたいと思います。

欲張らないIT化：メーカー編

メーカーとして最も重要なものは、「商品」でしょう。そのため、最初にシステム化するのは、生産管理システムになります。

・在庫管理・部材管理・工程管理・納期管理
こういった製造スケジュールや生産予定を全社的にシェア出来る状態にすることが重要です。生産管理は、管理の幅が広いため、金額的にも開発納期的にも大きなプロジェクトになる可能性がありますが、この部分に関しては一気に改革することをおすすめします。中途半端にシステム化してしまうと、「商品の納期を確認する時だけ電話もしくはFAXで確認する」という二度手間になりかねません。そうならないためにも、全社的に簡単に状況がわかるような仕組みにするのが良いでしょう。次に大切なのは、配送管理を含む販売管理システムではないでしょうか。販売管理をしっかりと行っていないと、売上などの集計が難しくなります。特に取引先によって掛け率が違う場合などは、販売管理システムでしっかりと掛け率も管理しておく必要があるでしょう。生産管理・販売管理がしっかりとシステム化出来れば、次に必要なのは「取引先からの注文をどの様に受けるのか」ということです。多くのメーカーでは、生産管理や販売管理のシステム化を行っているケースは多いですが、注文は電話やFAXというケースが非常に多いです。しかし、そこでの打ち間違いや在庫の確認間違いでお客さんに迷惑を掛けるケースも少なく有りません。そのため、理想としてはネットショップのような形でネットから注文してもらい、その情報をそのまま販売管理と連動する形でしょう。小売も行っているメーカーであれば、このタイミングで一緒に一般ユーザー向けのECを検討しても良いかもしれませんね。例えばログインするユーザーが卸先なのか、一般ユーザーかで、商品の表示金額を変えたり、取引数量を変えるなど、仕組み化してしまえば新入社員であっても間違えようが有りません。次にマーケティング関連をシステム化する必要があります。メーカーであっても、ホームページやSNSで見た卸先からのアプローチも十分に有りえますし、一般ユーザーに認知してもらう事も非常に重要です。また、取引先の状況から

・平均の価格帯や売れやすい商品を分析して提案商品を変える

・連絡頻度の低い取引先に再アプローチをする
・人口が増えている地域の取引先を積極的にアプローチするなど、マーケティング関連の情報をシステム化することで、営業活動が非常にスムーズになります。ただし、前述した生産管理や販売管理がしっかりとしていないと、折角営業をしても、生産量が追いつかない・・・となれば、悪印象を与えてしまうでしょう。そのため、内部を整えてからマーケティングを行うのが良いです。人事や会計などのシステム化も重要にはなりますが、このあたりは一旦外部に委託する形でも良いのではないかと考えています。マーケティングまでを行えれば、しっかりと売上に繋がってきますので、あまり手広くシステム化してしまって、予算が分散するよりは、しっかりとマーケティングにお金を使うべきでしょう。

欲張らないIT化：小売業編

小売業の場合は、最も重要なのが商品管理でしょう。在庫の管理はもちろんですが、商品の回転率や利益率をしっかりと把握しておくことが、直接お店の利益に繋がってきます。そのため、販売管理システムが最も優先度が高くなります。次にシステム化するべきは、ネットショップなどのEC業務です。メーカーとは違って、小売業は販売がメインになりますから、ネットショップが無いことは非常に大きなマイナスになります。最近は、「ネットで買って家に届く方が楽」「ネットの方がお得」「コロナで店舗に行きたくない」などの理由からも、ネットショップ業界は非常に盛り上がっています。そのため、現状ネットショップが無い場合は、すぐにでも用意するべきでしょう。この時に、単に楽天などにショップを出すだけではなく、自社アプリの作成も視野に入れておきましょう。楽天などのショッピングモールは、どうしても手数料が高くなりますから、よほど仕入れ値が安くなければ、薄利多売になります。そうなると、社員が疲弊するだけでなく、会計処理なども多くなり、結局人件費だ俺してしまう可能性もあります。そうならないためには、自社サイトや自社モールでの販売を視野に入れて、ショッピングモールはその流入経路として捉えるべきでしょう。次に、RFIDで棚卸をシステム化すると良いです。棚卸は、かなり人件費を使っている会社が多く、初期投資こそかかるものの、RFIDを使えば、経費がかなり抑えられると共に、数え間違いなどが起こりにくくなります。ここまで出来れば、通常業務はかなり楽になっているかと思います。更に資金的に投資できるなら、AIを使った販売予測や商品の売れ行きの分析をシステム化するのが良いでしょう。仕入れの量をある程度AIで予測できれば、アルバイトに任せても大丈夫ですし、人気のある商品やこれからの季節売れそうな商品を予想できれば、棚の配置も変わってきます。

欲張らないIT化：飲食店編

飲食店は、基本的にIT化されていないケースがほとんどではないでしょうか。セントラルキッチンを持っているようなチェーンなどではしっかりと管理されているでしょうが、1店舗のみの飲食店の方が圧倒的に多いです。では、そういった飲食店は、どの様にシステム化すれば良いのか。まずは、顧客情報をデータ化し、マーケティングにお金を使うのが良いです。特に飲食店は、「集客」が命になってきますので、いかにお店にお客さんを集めるのか。それをどのように仕組み化するのかにお金を使うべきでしょう。特に、LINEやSNSなどを仕組み化して、・来店から10日後にクーポンを配布・誕生日月にクーポンを配布・ポイントカードの電子化といったリピーター作りのためのIT化がおすすめです。余裕があれば、ホームページや自社アプリ・ネットショップといった部分にお金を回すのが良いですが、資金的な事を考えると、LINEやSNSなどを優先的に行うべきでしょう。

欲張らないIT化：建築業編

建築業において最も重要なのは、人材を含めた「資材管理」「スケジュール管理」ではないでしょうか。お客さんにお金の余裕があれば、ある程度の利益率を保てるでしょうが、どうしても1件あたりの単価は低いのが現状だと思います。特に、大手企業の下請けなどを行う場合は、どのくらい効率的に案件数をこなせるのかが重要です。そのため、スケジュール管理と資材の管理をシステム化するのをおすすめします。・誰が・いつ・どこで・どのくらいの作業量をといった情報を一元管理することで、より効率的に案件の調整ができるようになるかと思います。更に、そこに気象庁のデータを入れることで、天気による作業の延期なども予測できるようになれば、作業効率は上がるのではないでしょうか。次に、お客さんに渡す見積もりや取引先用の見積もりを自動的にpdfにして送るシステムくらいがあれば、スムーズに業務が回るのではないでしょうか。建築業においては、これ以上システム化する必要性は、人数がある程度増えてきたタイミングくらいで良いのではないかと考えられます。

欲張らないIT化：サービス業編

サービス業は、「人」が命かと思います。「その人からサービスを受けたい」そう思ってもらえれば、リピーターにも繋がりますし、会社としての評価も上がります。そのため、最優先するべきは「人財管理」ではないでしょうか。もちろん、備品や使用する物の在庫管理もある程度は必要ですが、それよりも「技術を付けた人が長く働ける」というのが最も重要でしょう。どのくらいの研修をしたのかや、その人の稼働率、指名率などを分析して、技術を持った人が同業他社に流れない様に最新の注意を払うのが良いでしょう。 AIによって、辞めそうな人を自動的に検知するようなシステムを導入するのも良いですね。普段仕事をしていて「なんとなく辞めそうだな」と思う人がいると思います。そういった人は、表情や何かしらの行動に出ることが多く、それを写真や動画でAIに判断させる事が出来れば、事前に改善が出来るでしょう。人財管理がシステム化出来れば、ネットショップに費用を投じるのも一つの選択肢でしょう。サービス業の多くが、何かしらの消耗品を使っているはずです。美容室であれば、シャンプーやリンスなど、マッサージでもオイルなどを利用しているケースが多いです。業務用で一般の方に販売が禁止されているようなケースは除いて、それを販売することで、安定した収入源になるでしょう。もしくは、自社アプリ化を優先して、ポイントが貯れば交換などの仕組み作りに力を入れるのも良いでしょう。

一体どれくらい効率化するの？まずはAMELAに相談を

一体どれくらい効率化するの？まずはAMELAに相談を AIなどの技術の出現によって、現在システムによって効率化出来るポイントは限りなくあります。そんな中で、費用をかけようと思えばいくらでもかけることが出来るものの、「どのくらいまで効率化するのか」は、業界や現在の資金力などによっても変わってきます。そのため、一概には言えませんが、どのような企業であっても「IT化することには大きなメリットがある」ということだけは確かです。 AMELAでは、様々な業界で実績を出してきましたが、どの企業も「目的を達成するためにシステム化した」という点は共通しています。・売上を上げたい・しっかりと管理をしたい・時代の変化に取り残されたくない様々な悩みがあると思いますが、それらを一度ご相談頂ければ、最適な提案をが出来るかと思います。中には、「システム化よりも先に会社の体制を整えましょう。」という話になる可能性もありますが、御社にとって最適なご提案が出来ればと思っています。